Formellt brev

Hur skriver man formellt brev?

Ett formellt eller officiellt brev är ett brev till någon du inte känner gällande ett specifikt ärende – det kan till exempel gälla ett förslag till din kommun, kommunikation med en myndighet, eller ett klagomål till ett företag.

Formella brev utmärker sig av tydlighet och precision: med detta menas att du bör beskriva vem du är, vad ärendet gäller, samt eventuell bakgrundsinformation som den du skriver till kan behöva – men att du samtidigt inte inkluderar mer än det som behövs samt några artighetsfraser. Till skillnad från ett informellt brev är ett formellt brev inte en kanal för dig att vara social på, och du bör till exempel inte använda slang, ironi och skämt eller vara mer ”pratig” än nödvändigt. Håll dig till sak och framför tydligt den information mottagaren behöver.

Formellt brev struktur

  • Datum och ort – men för e-post sköts detta automatiskt.
  • Rubrik som koncist beskriver vad brevet handlar om.
  • Inledning, inklusive hälsningsfras och koncis presentation av dig själv.
  • Huvudtext, som beskriver ditt problem, vad som har hänt, och/eller vad du vill ska göras.
  • Avslutning, inklusive avslutningsfras och signatur med kontaktuppgifter.

Inledning – formellt brev

Ett formellt brevs inledning bör inkludera en hälsningsfras samt en presentation av dig själv. Denna behöver inte vara lång, utan ta bara upp det som är relevant för ärendet – till exempel ditt kundnummer eller ditt personnummer om dessa behövs för att mottagaren ska kunna identifiera dig. Om du har varit i kontakt med mottagaren tidigare och detta är relevant för ärendet kan det även vara bra att hänvisa till tidigare kontakt.

Exempel: ”Hej! Jag heter Anna Andersson, och har kundnummer 123.”

Formella hälsningsfraser – Svenska

De vanligaste hälsningsfraserna i formella brev:

  • Hej! är den absolut vanligaste hälsningsfrasen, även i formella brev. Utropstecken är det vanligaste, men punkt kan vara lämpligt om du vill ge ett mer dämpat intryck, till exempel om du lämnar ett negativt besked.
  • Hej igen! kan användas på samma sätt från och med ditt andra brev i konversationen.
  • Goddag! används till viss del, främst i finlandssvenskan, men har nackdelen att mottagaren kan komma att läsa brevet på morgonen eller kvällen.

Avslutning – formellt brev

Ett formellt brev avslutas med en artig avslutningsfras som ”med vänliga hälsningar”, följt av din signatur (med både för- och efternamn) och din kontaktinformation. Om du har bett om något som du är ganska säker på att mottagaren kommer utföra kan du använda ”tack på förhand”, och om du skickar brevet mot slutet av arbetsdagen eller -veckan och inte tror dig behöva skicka några ytterligare svar kan du använda ”trevlig kväll” eller ”trevlig helg”.

Exempel: Med vänliga hälsningar,

Elsa Eriksson

Tel.: 123456789

E-post: elsa@exempel.se”

Formellt brev exempel

Ett exempel på ett formellt brev som du kan använda dig av som mall:

1 september 2021

Malmö

Har fått påminnelse med avgift för en redan betald räkning



Hej!

Jag heter Kajsa Karlsson, och har kundnummer 123 hos er.

Jag beställde den 1 augusti en teservis från er med ordernummer 456, och betalade in räkningen för servisen den 10 augusti efter att jag hade hämtat upp paketet hos mitt postombud.

Jag har varit mycket nöjd med servisen, men fick idag (den 1 september) en påminnelse om räkningen för teservisen med en tillagd påminnelseavgift på 60 kronor, trots att jag redan har betalat in den. Skulle ni kunna se över detta och få ärendet i ordning åt mig, så att jag inte behöver betala dubbelt för den eller får några extra avgifter?

Tack på förhand,



Kajsa Karlsson

Tel.: 123456789

Mail: kajsa@exempel.se

Storgatan 12C
123 45 Malmö”